6 tips voor het organiseren van een evenement

6 tips voor het organiseren van een evenement

21 oktober 2016 Uit Door admin

Wanneer je een evenement organiseert heb je veel om over na te denken. Zo moet je denken aan iemand die mensen welkom heet, voldoende zitplaatsen, hapjes en drankjes, informatiefolders, een programma enzovoorts. Dit is ook de reden dat studenten die een evenement organiseren makkelijker aan een baan komen: het staat mooi op je cv. Wil jij een evenement organiseren zonder stress? Dan zijn deze 6 tips een goede hulp!

1. Werk vanaf het begin tot het eind

Denk met je gasten mee het hele evenement door. Begin dus bij de aankomst. Waar parkeren de gasten? Hoe komen ze bij de plaats van bestemming? Als ze er eenmaal zijn: waar kunnen ze de jassen kwijt? Staat duidelijk aangegeven waar ze heen moeten? Krijgen ze koffie/thee? Als je zo het hele evenement doordenkt alsof je een gast bent, kom je de meeste dingen al wel tegen.

2. Benader degenen die een taak hebben op tijd

Bedenk niet op het laatste moment nog dat je iemand nodig hebt die een taak heeft tijdens het evenement. Afhankelijk van je evenement heb je een spreker, dj of artiest nodig. Plus uiteraard mensen van de catering als je een groot evenement organiseert. Maak dus al ruim van tevoren een lijst met mensen die je nodig hebt en vraag hen minstens 2 maanden van tevoren al om hun medewerking.

3. Vraag hulp

Heb je weinig ervaring met het organiseren van een evenement? Vraag hulp en informatie bij anderen die wel ervaring hebben. Zij kunnen je bewaren voor beginnersfouten en gênante situaties. Gebruik bij voorkeur ook een praktische checklist zodat je geen belangrijke dingen overslaat.

 

evenement-organiseren

 

4. Zorg voor goede informatiebronnen voor gasten

Je gasten zullen tijdens het evenement waarschijnlijk meer informatie krijgen. Dit kan zijn over producten, diensten, feesten of algemene info. Zorg dat de informatie die de gasten meekrijgen duidelijk is. Geef je meer dan 1 foldertje mee? Maak er dan een mooi en handig informatiepakketje van.

5. Gebruik naambadges

De medewerkers van het evenement moeten herkenbaar zijn. Omdat ze meestal niet direct aan de kleding herkenbaar zijn, zijn naambadges ideaal. Deze kun je natuurlijk maken met alleen de naam van de medewerker, maar je kunt er ook het logo van het evenement of van je bedrijf op af laten drukken. Herkenbaarheid is tijdens een evenement de sleutel tot succes.

6. Zorg voor goede sanitaire voorzieningen

Je hebt checklists en je vergeet de sanitaire voorzieningen niet zomaar. Toch noemen we dit als extra tip omdat het zo ontzettend belangrijk is. Je scoort -zeker bij dames- alleen als je evenement goede sanitaire voorzieningen hebt die schoon zijn. Zorg desnoods voor een toiletdame die geld verdient door de wc’s schoon te houden: het zal zeker op prijs gesteld worden. Zelfs als mensen daardoor 50 cent moeten betalen om naar de wc te kunnen.

Met deze 6 praktische tips kun jij een succesvol evenement plannen zonder stress. Vooral op tijd beginnen helpt hier enorm bij, want dingen op het laatste moment regelen gaat vaak mis. Zorg trouwens ook voor back-up-plannen voor als er ineens iets gebeurt. Bijvoorbeeld de naam van een reservespreker voor als jouw spreker ineens ziek blijkt te zijn. Zo weet je zeker dat je evenement in alle gevallen door kan gaan!