Stappenplan voor organiseren van een evenement

Stappenplan voor organiseren van een evenement

16 juli 2017 Uit Door admin

Als student ontkom je er bijna niet aan: het organiseren van een evenement. Voor je studie, studenten- of studievereniging of je sportclub. Naast dat het leuk is, is het sowieso een goede en leerzame ervaring waar je later de vruchten van plukt. Om je op weg te helpen hebben wij een handig 10 stappenplan voor het organiseren van een evenement voor je samengesteld:

1) Bepaal het doel van het evenement

Wat wil je bereiken met het evenement en waarom zouden de gasten willen komen? Dat kan zijn om oude vrienden weer te zijn (een reünie dus), een lekker toernooi te spelen, iets te leren over een interessant onderwerp of om jouw vereniging te leren kennen.

2) Bepaal de doelgroep

De volgende stap is het vaststellen wie de gasten kunnen zijn. Dan hebben we het niet meteen over de namen maar over het profiel. Zijn het bijvoorbeeld de huidige leden, de oud-leden, iedereen met dezelfde studie of dezelfde interesse? Bepaal in deze stap ook het aantal gasten dat je wilt ontvangen.

3) Bepaal het budget

Als je niet al van tevoren een budget hebt meegekregen, bepaal dan eerst een richtbedrag wat je maximaal wilt uitgeven aan het evenement. Begin met een lijst van alle soorten kosten en maak dan een inschatting per categorie (zoals locatie, catering, communicatie etc). Denk ook na over opbrengsten zoals toegangsgeld of inschrijfgeld, sponsoring, eventuele subsidie etc. Als je onderstaande stappen doorlopen hebt, kijk dan nog eens naar het budget en kijk of je wensenlijst voor het evenement nog past in het budget.

4) Bepaal datum, duur en tijdstip

Welke dag in welke periode is het beste? Denk aan vakanties, feestdagen of andere belangrijke dagen. Check bijvoorbeeld of er niet al een ander evenement gepland staat in dezelfde week. En afhankelijk van het doel en de gasten is het juist wel slim om je evenement ’s avonds (inhoudelijke lezing) of in het weekend (reünie of sporttoernooi) te plannen of juist niet (een congres).

5) Bepaal de locatie

Afhankelijk van het aantal gasten en je budget. Denk ook aan bereikbaarheid en parkeren; komen je gasten met de fiets, auto of trein?

6) Bepaal het programma

Wat ga je precies doen op de dag? Is er een gezamenlijke opening of start? Waar moeten je gasten daarna naar toe en hoe lang duurt dat? Probeer het je zo concreet mogelijk voor te stellen en schrijf het op. En stel je gasten centraal! Dus geen programma dat leuk voor jou is maar creëer iets wat leuk voor al je gasten is. Afwisseling is daarom aan te raden.

7) Bepaal de aankleding en catering

De locatie moet praktisch toegerust zijn en er ook een beetje goed uit zien. Denk dus aan de inrichting (waar zitten je gasten, waar eten of drinken ze wat, waar kunnen ze hun jassen achterlaten etc). Aan de aankleding (met posters, aankleding in clubkleuren etc zorg je dat de locatie er speciaal uitziet). En zorg voor een hapje en een drankje, passend bij je programma (en budget!).

8) De uitnodiging

Een goede uitnodiging moet aanlokkelijk zijn. Er zijn mogelijkheden zat: je kunt een email sturen, social media gebruiken, een advertentie plaatsen, flyers drukken (bijvoorbeeld via flyerzone.be), posters maken etc. Belangrijk is dat je zorgt voor meerdere middelen en voor herhaling.

9) Stel een draaiboek op

Bepaal alle taken voor, tijdens en na het evenement en spreek van tevoren af wie wat doet.

10) Afsluiting en evaluatie

Wil je je gasten nog iets meegeven van het evenement, aan het einde of een paar dagen later? Denk aan een leuke gadget of andere goodies of het beschikbaar stellen van de presentaties. En evalueer het evenement met elkaar, liefst ook met de gasten. Niet om elkaar af te branden maar om van te leren.