Hoe organiseer je een geslaagde club night op de universiteit

Hoe organiseer je een geslaagde club night op de universiteit

2 februari 2018 Uit Door admin

Ben je de dansclubs en studentenavonden die er georganiseerd worden zat of denk je dat je het zelf beter kunt? Heb je tijd over tijdens je studie of ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging nu je klaar bent met studeren? Misschien wordt het dan tijd om je eigen club night in het leven te roepen. Graag geven we tips die je helpen om een succesvolle clubavond te organiseren.

Er zit natuurlijk een verschil tussen gewoon een huisfeest organiseren, waarbij je wat vrienden uitnodigt, een cd opzet en verder weinig hoeft te regelen om een leuke avond te hebben, en het organiseren van een clubavond op een externe locatie. Op het moment dat je mensen laat betalen voor een avondje uit, moet je de dingen veel serieuzer aanpakken. Het gaat namelijk niet meer alleen over je eigen vermaak. Zaken als geluidskwaliteit, een origineel programma en de online en offline promotie met drukwerk zijn maar een aantal dingen waar je rekening mee moet houden. Tegelijkertijd wil je mogelijk wel dezelfde sfeer als bij een huisfeest creëren. De onderstaande punten helpen je op weg bij de organisatie.  

 

Wees uniek

In het brede aanbod van het nachtleven, is het belangrijk om origineel te zijn en jouw evenement te onderscheiden van anderen. Het werkt dus niet om gewoon een programma van iemand anders te kopiëren. Gebruik je eigen ideeën. Als je met iets echt origineels komt, zul je waarschijnlijk je merk kunnen laten groeien, steeds grotere clubavonden gaan hosten en mogelijk zelfs een carrière kunnen maken van het organiseren van feesten.

Creëer een merk

Neem de tijd om een identiteit te bepalen voor jouw club night, een merk dat je kunt gaan communiceren. Hoe duidelijker je identiteit, hoe makkelijker het voor mensen is om het event te onthouden. Je kunt bijvoorbeeld een bevriende illustratiestudent of creatieve kennis vragen om een ontwerp te maken dat aansluit bij de identiteit en wat je kunt gebruiken in de communicatie van jouw clubnight. Dit zorgt gelijk voor een professionele uitstraling.

Kies de juiste locatie

Bezoek in de buurt waar je de clubavond wilt organiseren diverse locaties, om te kijken wat het beste aansluit bij wat je zoekt. Houd er ook rekening mee dat mogelijk niet alle bareigenaren willen samenwerken, dus pin je niet vast op maar één locatie. Het onderhouden van een goede relatie met eigenaars en personeel van barren is een groot deel van het werk. Bij het maken van de overeenkomst met de uiteindelijke locatie is het aan te raden om afspraken op basis van consumpties te vermijden. Dit is een riskante aanpak, aangezien je geen bezoekersaantallen kunt garanderen.

Werk samen met lokale bands

Voor de muziek kun je kiezen voor een lokale bands of een dj. Het is echt niet altijd nodig om met grote namen te komen voor een clubavond, lokale namen kunnen net zo goed een groot publiek trekken. Als je zelf de muziek verzorgt is het belangrijk om te zorgen dat deze vloeiend van het ene genre naar het andere genre overgaat en dat je wat grote hits bewaart voor later in de nacht. Dit is een manier om te zorgen dat het publiek langer op de locatie blijft, ze hebben iets om naar uit te kijken.

Besteed aandacht aan de promotie

Zodra je een datum, een locatie en optredens hebt, is het natuurlijk belangrijk om de clubnacht bekend te maken. Je kunt hier social media kanalen zoals Facebook voor gebruiken om iedereen die je kent uit te nodigen. Vergeet echter ook de offline communicatiemiddelen niet, zoals flyers en posters. Als je een logo hebt voor je event, kun je deze ook in de offline communicatie gebruiken. Je kunt eraan denken om te flyeren op locaties waar je doelgroep heen gaat, zoals andere clubs met een vergelijkbare muziekstijl. Let alleen wel op of je hier een vergunning voor nodig hebt. Het is ook zeker de moeite waard om geld uit te geven aan het ophangen van posters  op duidelijk zichtbare plaatsen, bijvoorbeeld in het centrum van de stad en natuurlijk in de universiteitsgebouwen.

Organiseer iets waar je zelf ook heen zou gaan

Je kunt je avond nog zo goed organiseren en promoten, maar als er vervolgens geen publiek komt, is het allemaal voor niets geweest. Probeer daarom iets te organiseren dat je zelf leuk vindt, zodat je dit ook vol enthousiasme over kunt brengen. En zorg in ieder geval dat al je vrienden en studiegenoten uitgenodigd worden. Deze kunnen vervolgens weer andere mensen meenemen. Begin met het opbouwen van een klantenbestand, zodat je deze mensen ook een volgende keer weer kunt uitnodigen.

Bewaak je budget

Het opzetten en uitvoeren van een club night kan een kostbare aangelegenheid zijn. Stel vooraf een budget op en neem hier alle mogelijke kosten in mee, van de promotie tot het huren van een ruimte en het betalen van de artiesten. Probeer ook alvast te anticiperen op onvoorziene zaken, zoals vergunningen en neem hier wat extra budget voor op. Na afloop van de clubavond is het belangrijk om de daadwerkelijke kosten in kaart te brengen en te kijken hoe deze zich verhouden tot het budget. Hopelijk sluit je de eerste avond zonder al te veel verlies af en kun je in de toekomst het budget steeds beter beheren om op den duur zelfs winst te gaan maken.