15 ongeschreven beleefdheidsregels tijdens sollicitaties
Elke werkgever wil innemende werknemers, met een prettige communicatiestijl. Recruiters zullen daarom tijdens je sollicitatie zeker op je gedrag letten. Past jouw persoonlijkheid binnen de organisatie? Ben je vriendelijk en op samenwerking gericht?
Daardoor is elk moment van de sollicitatie eigenlijk ook een test van jouw sociale vaardigheden. Hoe kom je sympathiek over, maar laat je toch zien dat je persoonlijkheid hebt? Welke ongeschreven beleefdheidsregels gelden er tijdens sollicitaties? Intermediair vroeg vijf headhunters om advies en kregen in totaal vijftien tips.
1. Wees vriendelijk, ook in je sollicitatiebrief
Kan een sollicitatiebrief onwellevend zijn? Dat kan. ‘Bijvoorbeeld door de afwezigheid van een brief of korte introductie in de mail’, zegt Ramon de Meijer van de Recruiter. ‘Sommige kandidaten sturen alleen plompverloren een cv. Dat komt over of ze willen zeggen: zoek het zelf maar uit.’
Executive manager Gijs ter Kuile van Michael Page: ‘Sommige brieven lijken geschreven met het doel een gesprek af te dwingen. Dan beschrijven sollicitanten bijvoorbeeld een lange lijst hoogtepunten binnen hun loopbaan om af te sluiten met de opmerking dat de werkgever hen dus “wel voor een gesprek moet uitnodigen”. Vaak mist in zo’n brief echter een authentieke toon, waardoor werkgevers die naast capaciteiten ook duidelijk een persoonlijkheid zoeken afgeschrikt kunnen worden.’
Wat kan er zoal misgaan op het beleefdheidsvlak als je de recruiter van tevoren opbelt? De Meijer: ‘Dat begint soms al met een voicemailbericht dat een kandidaat achterlaat: “Dit is Voornaam. Bel me vanmiddag tussen vier en vijf even terug.” Zonder reden, zonder introductie en zonder dat ik de kandidaat ken.’
3. Denk niet charme niet nodig is voor deze functie
Heb je voor elke functie charme nodig? De Meijer: ‘Dat is zeker belangrijk, voor bijna alle functies. Je bent niet alleen iemand die werk verricht, maar in bijna alle gevallen ook een collega. Dat betekent dat er ook op gelet wordt dat je in het team past, en “leuk” bent. Dit is een belangrijk aspect waar veel aandacht voor is bij selectie. Veel mensen brengen meer tijd door met collega’s dan met hun gezin. Ik heb ooit de werving gedaan voor een belangrijk adviesbureau dat alleen de allerslimste analytische mensen wilde aannemen. Maar ook zij gaven aan dat als je tachtig uur per week met iemand samenwerkt in een ver oord, je niet wilt dat mensen elkaar wat aan gaan doen. Dus ook voor die functie was het sociale aspect van groot belang.’
4. Ontwikkel je sollicitatievaardigheden
Ben je goed in je werk, maar slecht in solliciteren? Dan zul je daar toch iets aan moeten doen. ‘Het is vaak zo dat niet de beste kandidaat, maar de beste sollicitant de baan gegund wordt’, zegt interim recruiter en adviseur Jacco Valkenburg van recruit2. ‘De kandidaat die vriendelijk, diplomatiek, charmant, wellevend en communicatief is staat met 10-0 voor op sollicitanten die dat niet of minder zijn.’
5. Houd negatieve emoties onder de pet
Tijdens sollicitatieprocedures wordt je geduld vaak behoorlijk op de proef gesteld. Probeer toch je goede humeur te bewaren. ‘Als een kandidaat zich ergert omdat hij of zij tien minuten heeft zitten wachten, is dat meteen te zien’, zegt Erik Bakker van Target Search.
Valkenburg: ‘Een enkele keer maak ik mee dat kandidaten onredelijke hoge verwachtingen hebben over de doorlooptijd van het selectieproces. Kandidaten gaan dan om de paar dagen bellen en e-mailen, ook nadat je hebt aangegeven dat het nog enige tijd kan duren voordat een beslissing genomen kan worden. Een selecteur leidt daaruit af dat het aannemelijk is dat je zulk drammerig gedrag ook in normale werksituaties vertoont. Je kunt dat dus beter nalaten.’
6. Wees niet te dominant
Hoe maak je aan het begin van het gesprek meteen een goede eerste indruk? Valkenburg: ‘Door te luisteren.’ De Meijer: ‘Toon interesse in de andere persoon. Stel bijvoorbeeld een paar persoonlijke, maar niet te intieme vragen.’
Bakker: ‘Een goede voorbereiding is essentieel. Dat laat zien dat je goed gemotiveerd bent en er zin in hebt. Dat moet je meteen uitstralen. Wees voorkomend, maar niet te beleefd. Wees vriendelijk, maar niet te joviaal. Dat is belangrijk om het gesprek goed op gang te laten komen. Want als een gesprek niet goed loopt, komen je competenties en je motivatie ook minder goed naar voren.’
7. Breek het ijs, maar met mate
Hoe kun je humor gebruiken tijdens een sollicitatiegesprek? De Meijer: ‘Daarover is het lastig adviseren. Dat voel je aan, of niet. Maar probeer vooral niet grappiger te zijn dan de interviewer. Het is net een apenrots, waar het van belang is je even te schikken in je plek. Eenmaal aangenomen kun je dat wel weer aanpassen.’
Lemmens: ‘Humor is een enorm mooie manier om verbinding te maken. Het is wel van belang dat je goed kunt inschatten wanneer je humor in kunt zetten, en bij wie. Maar als je gesprekspartner zelf een grap maakt, kun je daarop inhaken door mee te lachen of een grap er overheen te maken.’
Bakker: ‘Humor is leuk en altijd goed, mits gedoseerd toegepast. Eén leuke opmerking is prima, twee is al risicovol.’ Ter Kuile: ‘Je kan wel een kleine situationele grap maken, maar je wil niet te amicaal overkomen. Je zit daar namelijk niet om vriendjes te maken, maar om de werkgever van je kwaliteiten te overtuigen.’
8. Toon te allen tijde motivatie
Hoe eerlijk kun je zijn over de indruk die je hebt van een bedrijf? ‘Soms zijn er kandidaten die openlijk twijfelen of ze bij een bedrijf aan de slag willen gaan vanwege moeilijke marktomstandigheden, negatief sentiment of reorganisaties’, zegt interim recruiter en adviseur Jacco Valkenburg van recruit2. ‘Als je daar vragen over hebt, kun je deze beter voor je sollicitatie stellen. Als je vervolgens nog steeds twijfels hebt of je bij het bedrijf wilt werken, kun je beter helemaal niet solliciteren. Want als je op gesprek komt, verwachten de meeste selecteurs dat je je hebt voorbereid, onderzoek hebt gedaan en gemotiveerd bent om hun probleem op te lossen.’
9. Laat je lichaam openheid uitstralen
Hoe kom je ook non-verbaal sympathiek over tijdens sollicitaties? ‘Geef een ferme handdruk aan het begin en einde van het gesprek, zit rechtop en kijk de ander in de ogen’, zegt executive manager Gijs ter Kuile van Michael Page. ‘Wanneer je gesprekspartner achterover leunt of ongeïnteresseerd kijkt, doe dan niet hetzelfde. Houd je handen boven de tafel, liefst los van elkaar. Dat weerspiegelt een open houding.’
Senior consultant Ruud Lemmens van Newpeople: ‘Sla nooit je armen over elkaar. Houd je houding open en nieuwsgierig.’ Erik Bakker van Target Search: ‘Als je een proactieve houding wilt laten zien, moet je ook zo gaan zitten: niet onderuitgezakt, want dat komt erg ongeïnteresseerd over.’
10. Verwijt de recruiter nooit iets
Soms loopt een sollicitatiegesprek niet lekker. Hoe kun je dan toch de goede sfeer bewaren? Ter Kuile: ‘Geef tijdens een gesprek nooit de schuld aan anderen, bijvoorbeeld wanneer je niet volledig op de hoogte bent van de gevraagde competenties of als er kritische vragen over je werkervaring komen. Blijf vriendelijk en positief. Wanneer een kandidaat weigert om antwoord te geven op bepaalde vragen, of een afstandelijke houding aanneemt, zal dat in veel gevallen tot afwijzing leiden.’
Bakker: ‘Altijd vriendelijk blijven, wat er ook gebeurt. En als het je niet bevalt of je voelt je te zeer in een hoek gezet, helder blijven communiceren dat je dat niet op prijs stelt of dat je het er niet mee eens bent. Maar wel netjes blijven. Ook in het kader van “je weet maar nooit”. Een goede sfeer is belangrijk, dus steek tijd en energie in een voorbereiding, praat duidelijk, toon een proactieve houding en stel inhoudelijke vragen.’
11. Stel vragen en luister
Hoe kun je scherpe vragen stellen over de functie of het bedrijf zonder beledigend te worden? Lemmens: ‘Je kunt zeker scherpe vragen stellen, als je maar niets invult voor anderen. Zorg dat je al je aannames goed checkt bij je gesprekspartner. Gebruik bijvoorbeeld een formulering als “begrijp ik het goed als …” of “in hoeverre klopt het dat … “‘
12. Zie de recruiter staan
Misschien vind je je toekomstig leidinggevende belangrijker dan de recruiter. Maar dat kan je duur komen te staan. De Meijer: ‘Ik voel me door vragen eigenlijk nooit beledigd. Wel als iemand vindt dat een gesprek met mij niet nodig is en de persoon meteen voorgesteld wil worden aan mijn opdrachtgever. Iemand mag mijn vak best onnodig of lastig vinden, maar kies er dan voor om buiten mij om een andere baan te vinden. Zie de recruiter als een businesspartner die jou kan helpen, maar die jij ook kunt helpen. De belangen komen grotendeels overeen, dus help elkaar op een positieve manier.’
13. Heb nooit kritiek op oud-collega’s
Wat moet je doen als er wordt gevraagd naar werksituaties waarin je een conflict had met een collega? Ter Kuile: ‘Laat je niet negatief uit over voormalige bedrijven of collegae. Dat geeft onmiddellijk een negatieve lading aan het gesprek en aan de geschiktheid van je kandidatuur.’ Lemmens: ‘Wat er ook is gebeurd, houd het voor jezelf. Toon in plaats daarvan zelfreflectie. Zo kom je krachtiger over.’
14. Vat niet alle fricties persoonlijk op
Je hebt niet alles in de hand. Soms is er gewoon geen klik. Ook niet op het vlak van beleefdheidsvormen. Ter Kuile: ‘Sommige sollicitanten komen “te wellevend” over voor bepaalde organisaties. Zo is de een meer geschikt voor een grote multinational dan voor een wat meer platte organisatie met korte lijntjes. Dat is soms al grotendeels op te maken uit het woordgebruik en de zinsopbouw van sollicitatiebrieven.’
15. Wees vriendelijk tegen jezelf
Word niet boos op jezelf wanneer je achteraf concludeert dat je sociale vaardigheden tekort hebben geschoten. Probeer je alleen voor te nemen dezelfde sociale fouten niet nogmaals te maken. Bakker: ‘Soms moet je lang wachten op een gesprekspartner en geeft dat frictie. Maar je kunt ook te wellevend zijn. Of te joviaal. Wanneer je je meteen gedraagt als de grootste vriend van je gesprekspartner, is dat evenmin passend.’
Een sollicitatiegesprek is nu eenmaal een complexe sociale situatie. ‘Tijdens een sollicitatie sta je onder druk. Je moet flexibel zijn, maar ook goed uit je woorden komen. Je moet scherp zijn, maar ook wellevend. Je loopt dus altijd een beetje op je tenen, waardoor er al snel iets misgaat.’
Bron: Intermediair.nl