Tips om een evenement te organiseren

Sta je op het punt om een evenement voor je studievereniging te organiseren om de vereniging te promoten? Dan is het natuurlijk ontzettend belangrijk om dit goed aan te pakken. We geven je dan ook graag een aantal handige tips die ervoor zorgen dat jij in no-time een geweldig evenement georganiseerd hebt!

1. De marketing- en promotie

Ten eerste is de marketing en promotie van je evenement natuurlijk ontzettend belangrijk: als niemand weet wanneer en waar je evenement plaatsvindt, zullen er ook geen bezoekers komen. Zorg dus dat je op tijd na begint te denken over mogelijke promotionele uitingen; en zet deze ook ruim van te voren in! Denk ook na over andere promotionele middelen zoals leuke give-aways waardoor de bezoekers jouw evenement niet meer zullen vergeten. Laat bijvoorbeeld petjes, usb-sticks of notitieblokken bedrukken en geef deze mee als kleinigheidje voor de bezoekers.

2. Wat zijn je doelen?

Wat is het doel van je evenement? Wil je nieuwe leden werven voor de studentenvereniging, een betere reputatie krijgen of toekomstige banen mogelijk maken? De doelen van je evenement bepalen namelijk hoe de invulling, decoratie, animatie en zelfs catering eruit komt te zien. Een feest om nieuwe leden te werven vraagt natuurlijk meer om bier en snacks, terwijl een evenement voor de zakelijke markt weer om andere catering vraagt. Bepaal je doelen, vind hier de juiste doelgroep bij, en maak het organiseren van je evenement een stuk makkelijker!

3. Maak een draaiboek

Een evenement organiseer je niet alleen; iedereen heeft een rol. Maak dan ook een duidelijk draaiboek waar iedereen toegang tot heeft, zodat iedereen gedurende de dag (en avond) precies weet wat hem of haar te doen staat. Het helpt je het overzicht te bewaren en afspraken duidelijk vast te leggen.

4. Zoek een goede cateraar

Tenzij je zelf uren in de keuken wilt staan om gehaktballetjes te draaien, is het geen slecht idee om een goede cateraar in te schakelen; afhankelijk van de gekozen doelgroep natuurlijk. Begin op tijd met het aanvragen van offertes van verschillende cateraars, zodat je de tijd hebt om deze te vergelijken voordat je een keuze maakt. Maak vervolgens duidelijke afspraken over het menu, de prijzen en de tijden om verwarring en stress te voorkomen.

5. Locatie en vergunningen

Heb je al een locatie gevonden? Dan is het goed om op basis van deze locatie te kijken welke vergunningen je nodig hebt. Sommige locaties komen met deze vergunningen, maar dit is niet altijd het geval. Belangrijk om boetes te voorkomen!